Digitale Zustellplattform für Behörden: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

Ausgangslage: Das Amt für Informatik und Organisation des Kantons Bern (KAIO) führt diesen RFI in Zusammenarbeit mit der Digitalen Verwaltung Schweiz (DVS) als Zusammenarbeitsorganisation der Schweizer Behörden im Bereich der Digitalisierung durch. Auslöser des RFI ist der Bedarf des Kantons Bern. Die Anforderungen der anderen Kantone und ihrer Behörden an die hier beschriebene Leistung sind aber dieselben oder sehr ähnlich. Der RFI bezieht sich daher auf eine potenziell landesweite Nachfrage.

Mit dem RFI wollen der Kanton Bern und die DVS die Marktsituation in Bezug auf die nachgefragten Leistungen beurteilen können. Sie möchten insbesondere beurteilen können, ob am Markt wirtschaftlich und funktionell angemessene Alternativen zum Service "ePost" der Schweizerischen Post existieren, und ob daher eine öffentliche Ausschreibung der entsprechenden Aufträge möglich und sinnvoll ist.

Eingeladen zur Teilnahme an diesem RFI sind daher insbesondere die Schweizerische Post sowie Unternehmen, die eine mit "ePost" vergleichbare Zustellplattform anbieten.

Die DVS tritt im Zusammenhang mit diesem RFI weder als Beschaffungs- noch als Bedarfsstelle auf. Im Rahmen dieses RFI beabsichtigt die DVS aber, optional zu prüfen, ob die Realisierung von Konditionserklärungen mit einzelnen Anbieterinnen und Anbietern möglich und sinnvoll ist, um den Gemeinwesen der Schweiz vordefinierte Beschaffungskonditionen mit diesen zu empfehlen. Zudem führt die DVS im Jahr 2025 ein Vorprojekt zum Thema sichere Zustellplattformen durch. Dieses beinhaltet eine Analyse der aktuellen Situation in den Verwaltungen in der Schweiz mit Ausblick auf die Aktivitäten in der EU, auf deren Basis strategische Massnahmen abgeleitet und bei Bedarf entsprechende Projekte initiiert werden können. Es soll die Ist-Situation erhoben, das rechtliche Umfeld analysiert und eine Marktanalyse durchgeführt werden. Die Ergebnisse dieses RFI können in dieses Vorprojekt einfliessen und einen Beitrag zur Marktanalyse leisten.

Gegenstand des Auftrags: Mit dem hier nachgefragten Service soll den Kantonsverwaltungen und den anderen Trägern öffentlicher Aufgaben der Kantone (wie Gemeinden, Bildungseinrichtungen, Spitäler) ein Service zur rechtsverbindlichen digitalen Zustellung von Dokumenten aller Art (wie Mitteilungen, aber auch Verfügungen und Entscheide) an Private sowie an andere Behörden zur Verfügung gestellt werden.

Der RFI zielt mit anderen Worten darauf ab, eine umfassende, sichere und benutzerfreundliche Lösung für den digitalen Postversand bereitzustellen. Diese Lösung soll es einer Behörde ermöglichen, Dokumente kostengünstig, papierlos und rechtssicher an Privatpersonen und Unternehmen sowie an andere Behörden zu übermitteln. Gleichzeitig sollen diese Adressaten eine zentrale, intuitive web-basierte Plattform erhalten, um ihre behördliche Post digital zu verwalten und direkt darauf zuzugreifen.

Besonders wichtig sind Datenschutz und Informationssicherheit nach dem Stand der Technik und gemäss den in den Kantonen geltenden Vorschriften, Flexibilität in der Nutzung sowie die Einhaltung der (kantonsspezifischen) verwaltungsverfahrensrechtlichen Vorschriften. Der Service muss sowohl für Massensendungen wie auch für einzelne Sendungen geeignet sein. Er soll eine Vielzahl von Kommunikationskanälen unterstützen und die Integration in bestehende behördeninterne Prozesse ermöglichen.

Die Beschaffung umfasst funktionale und nicht-funktionale Anforderungen, die sicherstellen, dass die Lösung langfristig und skalierbar betrieben werden kann. Ziel ist es, die Digitalisierung und Effizienz in behördlichen Prozessen zu fördern und den Komfort für alle Beteiligten zu erhöhen.

Umfang des Auftrags: Wir gehen von einer zukünftigen Nachfrage für den Kanton Bern etwa im folgenden Umfang aus:

Anzahl Sendungen: Rund 6 Millionen pro Jahr durch die Kantonsverwaltung

Sender: Rund 50 bis 100 Organisationseinheiten der Kantonsverwaltung

Adressaten: Rund 500'000 – 700’000 natürliche und juristische Personen

In diesen groben Schätzungen nicht eingerechnet sind weitere mögliche Nutzerorganisationen im Kanton Bern wie zum Beispiel Gemeinden oder andere Träger öffentlicher Aufgaben (wie Bildungs- oder Gesundheitsorganisationen).

Im Falle der Nutzung des Service durch andere Kantone und ihre Behörden ist von einem entsprechend grösseren Auftragsvolumen auszugehen, wobei diese Kantone bzw. Behörden teilweise bereits über Zustelllösungen verfügen.

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